Personvern

Personvernerklæring Haugesund kommunale pensjonskasse

Personvern – behandling av personopplysninger.

Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av dine personopplysninger.

Haugesund kommunale pensjonskasse, ved daglig leder Heidi Sunde, er behandlingsansvarlig for pensjonskassens behandling av personopplysninger.

I dette dokumentet presenteres informasjon om hvordan pensjonskassen samler inn og bruker personopplysninger. 

Databehandlere

Pensjonskassen har inngått avtaler med underleverandører som vil kunne ha behov for opplysninger om deg. Disse omtales som databehandlere.

Våre underleverandører behandler dine opplysninger på vegne av pensjonskassen og vil ikke kunne bruke opplysningene for andre formål. Når vi deler opplysninger med våre underleverandører, regnes dette ikke som utlevering av personopplysninger, og denne delingen av opplysninger reguleres av databehandleravtaler. Våre underleverandører har taushetsplikt om opplysningene.

Pensjonskassen benytter gjennom våre leverandører også underleverandører som utvikler IT-løsninger utenfor EU/EØS. For å sikre forsvarlig behandling av personopplysninger er det inngått avtaler i samsvar med EUs standardkontrakter for databehandlere som behandler personopplysninger i tredjeland. Disse avtalene meldes til Datatilsynet.

Formålet med behandlingen av personopplysninger

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som person, for eksempel navn, fødselsnummer, adresse, telefonnummer, inntektsopplysninger og lignende.

Du har gjennom avtale med din arbeidsgiver rett og plikt til å være medlem av pensjonskassen.  Personopplysninger er nødvendige for at pensjonskassen skal kunne oppfylle forpliktelser overfor deg som medlem av pensjonsordningen, informere deg om de tjenestene du mottar og rettighetene du har hos oss samt kunne gi deg god kundebetjening. Vi behandler også opplysninger for å oppfylle rettslige forpliktelser som påhviler pensjonskassen etter lovgivningen. I noen tilfeller vil vi også kunne behandle opplysninger knyttet dine nærmeste familiemedlemmer. Dette er aktuelt i forhold til etterlatteytelser og barnetillegg.

I pensjonskassen skjer ingen automatiserte avgjørelser, det vil si avgjørelser som utelukkende baseres på maskinell behandling. Pensjonskassen bruker heller ikke personopplysninger til markedsføring eller profilering.

Innhenting av personopplysninger

Pensjonskassen vil i mange tilfeller innhente personopplysningene direkte fra deg. Det gjelder for eksempel når du søker om pensjon. Du har ingen plikt til å gi disse opplysningene, men uten disse opplysningene kan vi ikke gjennomføre behandlingen av saken og du kan miste dine rettigheter.

Pensjonskassen innhenter også opplysninger fra andre, herunder:

• Din arbeidsgiver for opplysninger om navn, adresse, lønn og stillingsstørrelse for å registrere og kontinuerlig oppdatere din pensjonsopptjening
• NAV for folketrygdopplysninger for å samordne tjenestepensjonen med Folketrygden og for å simulere forventet pensjonsutbetaling dersom du ber om det
• Andre pensjonsleverandører for opplysninger om pensjonsrettigheter du har opptjent hos disse, for å beregne din samlede pensjon korrekt
• Din behandlere for helseopplysninger etter skriftlig fullmakt fra deg for å vurdere søknad om uførepensjon
• Skatteetaten for skatteopplysninger for å sikre korrekt skattetrekk
• Folkeregisteret for innhenting av adresseopplysninger for å sikre at viktig informasjon om forsikringsforholdet kommer frem til deg (+leveerklæring)

Utlevering av personopplysninger

Pensjonskassen utleverer personopplysninger til:

• Din arbeidsgiver om forsikringspremie som er innbetalt for deg og opplysninger om pensjonsytelser, pensjoneringstidspunkt, opptjeningstid mv.
• Andre pensjonsleverandører om navn, fødselsnummer, opptjeningstid, innbetalt premie mv. for å sikre beregning av riktig pensjon og for å flytte medlemskapet ditt dersom arbeidsgiver velger en annen tjenestepensjonsleverandør
• Skatteetaten for å innberette om pensjonsutbetalinger
• NAV for opplysninger for å sikre korrekt beregning av din pensjon
• Overføringsavtalens Sikringsordning opplysninger om pensjonsrettigheter opparbeidet hos arbeidsgiver som opphører ved konkurs/akkord eller ved annet opphør, eller som ikke betaler premie ved forfall
• Norsk Pensjon etter samtykke fra deg opplysninger om dine pensjonsrettigheter, slik at du kan gå inn på Norsk Pensjons portal og finne en samlet oversikt over dine pensjonsrettigheter både i folketrygden, private tjenestepensjonsordninger og etter individuelle avtaler
• Trygderetten og domstolene dersom du anker over en avgjørelse som pensjonskassen har truffet vedrørende dine pensjonsrettigheter
• Offentlig myndighet om rettslig pålegg / hjemmel for slik utlevering
• Til privat tjenestepensjonsordning for korrekt premieberegning etter tjenestepensjonsloven kapittel 8

Taushetsplikt

Pensjonskassen har taushetsplikt om dine personopplysninger. Taushetsplikten innebærer at opplysninger ikke kan utleveres til andre med mindre du samtykker til det eller lovhjemmel opphever taushetsplikten.

Et samtykke skal være uttrykkelig, frivillig og informert, slik at du forstår hvilke opplysninger det gjelder og hvem opplysningene utleveres til. Personopplysninger kan ellers utleveres til offentlige myndigheter og andre utenforstående når dette følger av bestemmelser i lov.

Dine rettigheter – rett til innsyn, retting og sletting

Du har rett til å få informasjon om vår behandling personopplysninger. Videre har du rett til innsyn i opplysninger om deg, og du kan kreve disse rettet dersom disse er uriktige eller ufullstendige. Opplysninger som er unødvendige kan du kreve å få slettet.

Dersom du ønsker nærmere informasjon om vår behandling av opplysninger om deg, bes du ta kontakt med pensjonskassen. Da kan du få svar på dine spørsmål, og eventuell bistand med å be om innsyn. Begjæringer om innsyn må gis skriftlig. Vi vil deretter svare så snart som mulig, og senest 30 dager etter at vi har mottatt ditt krav. Hvis særlige forhold gjør det umulig for oss å svare innen 30 dager, vil vi sende et foreløpig svar med en begrunnelse for forsinkelsen og med informasjon om sannsynlig tidspunkt for svar. Vi tar ikke betalt for å behandle krav om innsyn.

Pensjonskassen vil slette de registrerte opplysningene når vi ikke lenger har bruk for dem for å oppfylle formålet som gjorde at disse opprinnelig ble innhentet. Vi vil normalt oppbevare opplysningene så lenge dine rettigheter (inkludert etterlatteytelser) i pensjonsordningen består. I tillegg oppbevarer vi opplysninger for å beregne riktige premier, forsikringstekniske avsetninger og riktige fremtidige pensjonsytelser. Opplysninger som vi etter lov er pålagt å oppbevare, for eksempel i medhold av regnskapslovgivningen, vil ikke slettes før de lovpålagte oppbevaringsfristene er utløpt.

Sikkerhet

Pensjonskassen har iverksatt tiltak for å beskytte opplysningene dine mot uautorisert tilgang, bruk eller endring og ulovlig ødeleggelse. Pensjonskassen har begrenset tilgangen til opplysningene vi samler inn om deg, eksemplifisert med at bare de som trenger opplysningene for å kunne utføre sine arbeidsoppgaver tilgang til dem.

Personvern på nett

HKP samler ikke inn data eller statistikk fra våre nettsider.

HKP har sider på Facebook og YouTube. Tilbyderne av disse sosiale mediene lagrer informasjonskapsler på enheten din når du besøker og bruker deres tjeneste.

Ikke oppgi personlig informasjon når du kontakter oss i disse mediene. Hvis du ønsker å diskutere noe som gjelder deg personlig eller kundeforholdet ditt med oss, ber vi deg om å vennligst ringe oss på telefon 52 74 30 00 eller sende en e-post til pensjonskassen@h-k-p.no.

HKP har sammen med Meta, som eier Facebook, behandlingsansvaret for behandling av personopplysninger på HKPs side på Facebook. Det som besøkende skriver i kommentarfelt, hva de klikker «liker» på, og de dataene Meta registrerer om bruk av siden, er personopplysninger. Dataene analyseres gjennom Metas tjeneste Sideinnsikt, og presenteres for HKP som statistikk. HKP har ikke tilgang til personopplysningene som samles inn om bruk av sidene.

For analysetjenesten Sideinnsikt gjelder felles behandlingsansvar bare personopplysningene som er nødvendige for å lage aggregert statistikk. Du kan lese mer om dette delte ansvaret her. HKP har ikke ansvar for Meta sin eventuelle etterfølgende behandling av opplysningene. For det sosiale mediets øvrige bruk av opplysninger om deg, oppfordrer vi deg til å lese deres personvernerklæring. 

Du kan når som helst slette opplysninger om deg, for eksempel ved å fjerne innhold eller reaksjoner du har publisert. Opplysningene dine slettes ikke bare ved at du slutter å følge vår side. 

Klage til Datatilsynet

Dersom du mener at pensjonskassen behandler personopplysningene dine i strid med regelverket, så ber vi deg om å kontakte oss. Du kan også klage til Datatilsynet; datatilsynet.no.